CONTOH KASUS KOMUNIKASI BISNIS

Kasus

Permasalahan yang terjadi pada Perusahaan Suyanto adalah pelanggaran mengenai konsep organisasi, dengan penjabaran sekaligus solusi sbb:

           Struktur organisasi berjenjang, namun proses komunikasi antara bawahan dengan atasan menyalahi prosedur. Dalam kasus ini, Citra sebagai Kepala Departemen selalu melapor kepada Direktur Utama ketika akan meminta hal-hal penting tertentu, padahal seharusnya Citra bertanggung jawab langsung kepada Wakil Direktur Surya sebagai atasannya.

Mengapa bisa terjadi seperti itu?

Diagnosa masalah

Kemungkinannya, birokrasi (prosedur) struktur organisasi yang tidak jelas, lemah—tidak mengikat personel untuk wajib melaksanakan sesuai aturan, pola sikap senior yang tidak menghargai junior meskipun junior merupakan atasannya, atau style managemen yang tidak tegas dan bijak. Jika demikian, perubahan atau solusi yang dapat dilakukan adalah:

Solusi

·        Wakil Direktur Surya melakukan komunikasi dengan Direktur Utama Irawan, untuk membicarakan segala permasalahan yang terjadi, untuk memperjelas pelaksanaan peran dan tanggung jawab personel sesuai dengan prosedur struktur organisasi.

·        Letak kunci pemegang kendali kesuksesan organisasi adalah pada Direktur Utama, namun Direktur Utama dalam hal ini memiliki style kepemimpinan yang kurang baik. Karena,  Direktur Utama tidak dapat memberikan arahan yang baik kepada Citra agar segala permasalahan yang terjadi pada departemennya dikomunikasikan dengan Wakil Direktur Surya agar menjadi tanggung jawab Surya untuk menyelesaikan permasalahan sebelum meminta bantuan kepada Direktur Utama. Jika berkali-kali Citra langsung berkomunikasi dengan Direktur Utama, artinya Direktur Utama menanggapinya? Bukankah seharusnya Direktur Utama tidak berwenang untuk memegang kendali departemen? Dengan demikian, Direktur Irawan harus lebih tegas dan menyampaikan kebijakan struktur organisasional dengan jelas dan tegas, jika memang tetap menggunakan struktur organisasi berjenjang.

·        Jika Kepala Departemen langsung berhubungan dengan Direktur Utama, lalu bagaimana dengan fungsi Wakil Direktur? Ini adalah bentuk pelaksanaan komunikasi bisnis yang tidak efisien, dengan mengalihkan peran dan tanggung jawab Wakil Direktur kepada Direktur Utama.

·        Memperbaiki filosofi (nilai-nilai) yang dijunjung oleh segenap personel perusahaan, untuk memiliki pola pikir dan perilaku yang saling menghargai antar personel organisasi tanpa memiliki rasa ego senioritas. Karena ego senioritas akan menjadikan personel lebih mementingkan kepentingan pribadinya, dengan keberlangsungan proses komunikasi organisasi yang terabaikan. Karena komunikasi bisnis dalam organisasi memegang peranan yang vital dalam pencapaian kesuksesan organisasi secara menyeluruh.

·        Kebijakan penggajian yang tidak jelas. Di sini, Surya sebagai Wakil Direktur perusahaan mendapatkan gaji yang jauh lebih rendah dibandingkan dengan Kepala Departemen bawahannya dan juga lebih rendah dari Wakil Direktur Slamet yang posisinya sejajar dengan Surya, bahkan departemen yang dipimpin Surya menghasilkan lebih banyak uang daripada departemen yang dipimpin Slamet. Terdapat indikasi bahwa gaji yang dibayarkan kepada personel didasarkan pada senioritas ?

·        Dalam rangka memotivasi personel agar bekerja secara professional, Direktur Utama sebagai pemegang kendali perusahaan sebaiknya mengkaji ulang aturan penggajian, dasar yang objektif adalah berdasarkan kebijakan gaji pokok dari masing-masing fungsi (jabatan) kemudian memberikan gaji tunjangan kepada senior dan insentif lain kepada personel yang berprestasi. Karena jika gaji yang diberikan menurut senioritas sangat tidak fair, karena Wakil Direktur Surya sebagai junior mengemban tanggung jawab yang lebih besar daripada Kepala Departemen yang ada dibawahinya. Struktur Organisasi berjenjang seharusnya juga menerapkan aturan penggajian (pokok) yang berjenjang pula, dengan tambahan (insentif) menurut prestasi divisi untuk memacu peningkatan kinerja. Ditambah lagi adanya fakta bahwa dua departemen yang dipimpin Surya menghasilkan uang lebih banyak, seharusnya Surya mendapatkan remunerasi yang setimpal dengan prestasi departemennya. Namun yang menjadi permasalahan juga, kesuksesan departemen yang dipimpin Surya memang tercapai karena peran serta Surya atau memang prestasi Kepala Departemen? Kalau memang Kepala Departemen lebih cakap dari Surya, mengapa tidak diberikan promosi jabatan? Nah, ini juga ketidakjelasan. Sehingga, Direktur Utama harus memberikan ketentuan promosi jaatan berikut aturan penggajian secara lebih jelas, ojektif, dan professional.

·        Pemberian gaji dengan demikian sebaiknya ditentukan berdasarkan fungsi dan tanggung jawab, serta loyalitas dan prestasi yang diberikan personel kepada perusahaan. Dengan prosedur bekerja yang sejalan dengan aturan. Sehingga tidak ada departemen yang mengklaim dirinya berprestasi tanpa dukungan dan peran serta Wakil Direktur yang membawahinya. Karena proses bisnis yang baik dalam struktur organisasi ini didukung oleh kerjasama dan komunikasi yang efektif antara atasan dan bawahan dari setiap lini.

·        Ketidakjelasan fungsi dan tanggung jawab divisional. Apakah masing-masing departemen mengemban tugas dan tanggung jawab sebagai pusat pertanggungjawaban yang berbeda?

·        Dengan mengetahui fungsi dari setiap departemen sebagai pusat pertanggungjawaban—apakah pusat pendapatan, biaya, investasi, atau laba, akan memberikan kejelasan mengenai ukuran kinerja setiap departemen. Sehingga pencapaian kinerja menurut indikator masing-masing memberikan dasar yang objektif dalam menentukan gaji insentif (atau bonus) kepada masing-masing divisi.

·        Karena pembagian tugas dan fungsi departemen dalam struktur organisasi perusahaan Suyanto tidak terlalu banyak dan kompleks, sehingga penerapan struktur organisasi berjenjang masih layak, dan tidak bermasalah jika tidak menerapkan struktur organisasi flatter (komunikasi lintas divisi).