ANALISIS PEKERJAAN, PERENCANAAN STRATEJIK, DAN PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

NAMA                                     : LUTHFINA TARI YUSUF
NIM                             : 120502247
JURUSAN                  : S1 MANAJEMEN
MATA KULIAH           : MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

RINGKASAN BAB 4

ANALISIS PEKERJAAN, PERENCANAAN STRATEJIK, DAN PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

A. Analisis Pekerjaan: Perangkat Dasar Manajemen Sumber Daya Manusia

Analisis Pekerjaan ( job analysis) adalah proses sistematis untuk menentukan keterampilan-keterampilan, tugas-tugas, dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu pekerjaan dalam organisasi. Secara tradisional, analisis pekerjaan merupakan teknik sumber daya manusia yang mendasar dan menyeluruh serta merupakan titik awal bagi aktivitas-aktivitas sumber daya manusia lainnya.

Suatu pekerjaan (job) terdiri dari sekelompok tugas yang harus dilaksanakan agar organisasi dapat mencapai tujuannya. Posisi (position) adalah kumpulan tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan oleh 1 orang.

Berikut adalah tujuan analisis pekerjaan:

1. untuk mengetahui tugas-tugas mental dan fisik apa sajakah yang harus dilaksanakan
2. Mengetahui kapan pekerjaan harus selesai dilaksanakan
3. Mengetahui dimana pekejaan tersebut dilaksanakan
4. Mengetahui bagaimana pelaksaan pekerjaan tersebut
5. Mengetahui alasan mengapa pekerjaan tersebut harus dilaksanakan
6. Mengetahui persyaratan-persyaratan yang harus dimiliki untuk melaksanakan pekerjaan tersebut

Analisis pekerjaan juga memberikan ringkasan mengenai kewajiban dan tanggung jawab suatu pekerjaan, hubungannya dengan pekerjaan lainnya, pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan, dan lingkaran kerja dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.

·      Analisis pekerjaan dilakukan pada 3 waktu, yaitu:

1.       Pada saat organisasi didirikan dan program analisis perkerjaan dimulai untuk pertama kalinya

2.       Ketika tercipta pekerjaan-pekerjaan baru.

3.       Ketika pekerjaan berubah secara signifikan akibat adanya teknologi, metode, prosedur, atau sistem yang baru.

·      Alasan-alasan melaksanakan analisis pekerjaan, yaitu:
1. Penyediaan staf
2. Pelatihan dan pengembangan
3. Penilaian kinerja
4. Kompensasi
5. Keselamatan dan kesehatan
6. Hubungan kekaryawanan dan perburuhan
7. Pertimbangan legal
8. Jenis-jenis informasi analisis pekerjaan

·      Berikut adalah metode-metode yang digunakan dalam analisis pekerjaan, yaitu:

1.       Kuesioner

2.       Observasi

3.       Wawancara

4.       Catatan karyawan

5.       Kombinasi metode; mengkombinasikan keempat metode diatas agar hasil analisis pekerjaan  lebih akurat.

Deskripsi pekerjaan (job description) adaah dokumen yang memberikan informasi berkenaan dengan tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Kuaifikasi minimum yang dapat diterima, yang harus dimiliki seseorang agar dapat menjalankan pekerjaan tertentu dimuat dalam spesifikasi pekerjaan ( job spesification).

·         Dalam deskripsi pekerjaan terdapat item-item yang sering dimasukkan, yaitu:

1.       Tugas-tugas utama

2.       Persentase waktu yang dialokasikan untuk setiap tugas

3.       Standar-standar kinerja yang harus dicapai

4.       Kondisi-kondisi kerja dan bahaya yang mungkin terjadi

5.       Jumlah karyawan yang menjalankan pekerjaan dan kepada siapa mereka harus melapor

6.       Mesin-mesin dan perlatan yang digunakan dalam pekerjaan

Muatan-muatan deskripsi pekerjaan bervariasi , tergantung pada tujuan penggunaannya. Berikut bagian-bagian yang berfokus pada deskripsi pekerjaan.

1.       Identifikasi pekerjaan ; mencakup nama pekerjaan, departemen, hubungan pelaporan, dan nomor  atau kode pekerjaan

2.        Tanggal analisis pekerjaan ; dicantumkan guna mengidentifikasi perubahan-perubahan pekerjaan yang akan membuat deskripsi tersebut usang.

3.       Ringkasan pekerjaan ; memberikan tinjauan singkat mengenai pekerjaan.

4.       Tugas yang dikerjakan ; menguraikan tugas-tugas utama yan harus dikerjakan agar lebih efektif.

5.       Spesifikasi pekerjaan ; mencerminkan kualiikasi minimum, bukan ideal, untuk menjalani tugas tertentu.

B. Perencanaan Stratejik (Strategic Planning)

Perencanaan stratejik adalah proses dimana manajemen puncak menentukan tujuan dan sasaran organisasi serta bagaimana tujuan dan sasaran-sasaran tersebut tercapai.

·         Perencanaan stratejik di semua level organisasi dapat dibagi menjadi 4 langkah, yaitu :

1.       Penentuan misi organisasi ; penentuan tujuan berkelanjutan atau alasan keberadaan suatu lembaga.

2.       Penilaian terhadap organisasi dan lingkungannya ; penilaian organisasi terhadap kekuatan dan kelemahannya dalam lingkungan internal serta ancaman dan peluang dari lingkungan eksternal (analisis SWOT)

3.       Penetapan tujuan ; terdapat 4 karakteristik dasar tujuan organisasi yaitu harus dapat diungkapkan, dapat diukur, dapat ditentukan waktunya, harus menantang tapi dapat dicapai.

4.       Penetapan strategi ; cara-cara taktis yang digunakan organisasi dalam mencapai tujuannya.

5.       Implementasi strategi ; pelaksanaan cara taktis yang telah disusun dalam penetapan strategi yang mengharuskan perubahan dimensi organisasi mencakup kepemimpinan, struktur organisasi, sistem informasi dan pengendalian, teknologi, dan sumber daya manusia.

C. Perencanaan Sumber Daya Manusia (Human Resource Planning)

Perencanaan sumber daya manusia adalah proses sistematis untuk mencocokkan pasokan karyawan internal dan eksternal dengan lowongan pekerjaan yang diperkirakan muncul dalam organisasi sepanjang periode waktu tertentu.

Perencanaan sumber daya manusia memiliki 2 komponen yaitu kebutuhan dan ketersediaan. Oleh sebab itu, perencanaan sumber daya manusia harus disertai dengan peramalan kebutuhan (requirement forecast) yaitu penentuan jumlah, keterampilan, dan lokasi karyawan yang akan dibutuhkan  organisasi di masa mendatang dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya. Permalan tersebut akan mencerminkan berbagai faktor , seperti erncanaan produksi dan perubahan produktivitas. Penentuan atas kemampuan perusahaan untuk mendapatkan karyawan-karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan, dan dari mana sumbernya, disebut peramalan ketersediaan (availability forecast).

Berikut adalah metode-metode yang digunakan untuk meramalkan kebutuhan sumber daya manusia.

1.       Zero-Base Forecasting ; metode peramalan yang mengunakan tingkat kekaryawanan organisasi saat ini sebagai titik awal untuk menentukan kebutuhan penyediaan staf (staffing) di masa depan.

2.       Bottom-Up Approach ; metode peramalan dimana setiap level yang berurutan dalam organisasi, mulai dari yang terendah, hinga akhirnya menghasilkan ramalan agregat mengenai karyawan yang dibutuhkan.

3.       Model simulasi ; teknik peramalan dengan melakukan eksperimen mengenai situasi nyata menggunakan model matematis.

Dan berikut ini adalah metode-metode yang digunakan untuk meramalakan ketersediaan  sumber daya manusia, yaitu:

Penggunaan Basis Data SDM ; berupa kumpulan data mengenai angkatan kerja yang tersedia dalam cakupan perusahaan. Data tersebut meliputi hal-hal sbb:

1.       Riwayat dan pengalaman kerja

2.       Keterampilan dan pengetahuan khusus yang dimiliki

3.       Lisensi atau sertifikat yang dimiliki

4.       Pelatihan yang telah diselesaikan dalam organisasi

5.       Latar belakang pendidikan

6.       Hasil penilaian kinerja terdahulu

7.       Kebutuhan pengembangan

8.        Potensi promosi saat ini, dan dengan pengembangan lebih lanjut

9.       Kinerja pekerjaan saat ini

10.    Bidang spesialisasi

11.   Prefrensi pekerjaan

12.   Preferensi geografis

13.   Sasaran dan aspirasi karir

14.   Perkiraan tanggal pensiun

15.   Riwayat pribadi, termasuk penilaian psikologis

Ada kalanya organisasi mengalami kekurangan karyawan. Maka organisasi tersebut harus mengintensifikasi upayanya merekrut karyawan untuk memenuhi kebutuhannya. Beberapa metode yang dapet dilakukan adalah sebagai berikut :

1.       Perekrutan kreatif ; perekrutan dilakukan dengan metode-metode baru yang bersifat keragaman, misalnya karyawan berasal dari wilayah geografis yang berbeda-beda.

2.       Intensif kompensasi ; menggunakan metode bayaran premium/imbalan perusahaan pada karyawan-karyawan berkompeten yang direkrut.

3.       Program pelatihan ; pelatihan-pelatihan khusus yang diselengarakan perusahaan guna mempersiapkan para pekerja yang sebelumnya belum mampu bekerja agar dapat mengisi posisi-posisi dalam perusahaan.

4.       Standar seleksi yang berbeda ; penurunan standar tenaga kerja, namun tetap disesuaikan.

Ada pula kalanya organisasi mengalami kelebihan perbandingan tenaga kerja yang dimiliki dengan tenaga kerja yang dibutuhkan (surplus karyawan). Untuk mengatasi hal tersebut, organisasi melakukan metode-metode perampingan berikut dalam perencanaan SDM-nya.

1.       Perekrutan terbatas ; perusahaan mengurangi angkatan kerja dengan tidak mengganti para karyawan yang keluar.

2.       Pengurangan jam ; mengurangi jumlah total waktu kerja.

3.       Pensiun dini

Perampingan (downsizing)/ restrukturisasi /rightsizing, adalah kebalikan dari pertumbuhan perusahaan yan merupakan perubahan sekali waktu dalam organisasi dan dalam jumlah karyawan yang dipekerjakan.

Sebagai dampak dari perampingan, beberapa organisasi membantu para karyawan yang diberhentikan dalam mencari pekerjaan di tempat lain yan disebut dengan “outplacement”. Beberapa layanan yang diberikan dalam outplacment adalah sbb :

1.       Bagian keuangan ; menangani opsi pensiun, tunjangan keamanan sosial, biaya wawancara, dan negosiasi upah gaji

2.       Panduan karir

3.       Instruksi dalam teknik-teknik penilaian diri

4.       Bimbingan dalam promosi pribadi, riset, dan mendapatkan jalur masuk kepada pemberi pekerjaan yan potensial

5.       Membantu memahami teknik-teknik yang menghasilkan wawancara yang sukses

6.       Pengembangan rencana tindakan pribadi dan dukungan berkelanjutan

D. Konsep Perancangan Pekerjaan

Perancangan pekerjaan (job design) adalah proses menentukan tugas-tugas spesifik untuk dikerjakan, metode-metode yang dipakai dalam menjalankan tugas-tugas dan cara pengerjaan yang bersangkutan berhubungan dengan pekerjaan lain dalam organisasi.

Konsep-konsep yang berhubungan dengan perancangan pekerjaan adalah sebagai berikut.

1.       Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment) ; terdiri atas perubahan mendasar dalam muatan dan tingkat tanggung jawab dari suatu pekerjaan sehingga memberikan tantangan yang lebih besar

bagi karyawan . Menurut Henzberg , ada 5 prinsip yang harus diikuti perusahaan ketika mengimplementasikan pemerkayaan pekerjaan yaitu :

·         Meningkatkan tuntutan pekerjaan

·         Meningkatkan akuntabilitas karyawan

·         Memberikan kebebasan penjadwalan pekerjaan

·         Memberikan umpan balik

·         Memberikan pengalaman pelatihan yang baru

2.       Perluasan pekerjaan ; peningkatan jumlah tugas yang harus dijalankan karyawan, dimana semua tugas tersebut berada pada level tanggung jawab yang sama.

3.       Rekayasa ulang ; pemikiran ulang yang mendasar dan perancangan ulang yang radikal dari proses-proses bisnis untuk mencapai peningkatan dramatis dalam ukuran-ukuran kinerja kontemporer seperti biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan.